СОДЕРЖАНИЕ

 

• Введение  3
• Цель и задачи практики  4
• Характеристика предприятия  5
• Организация делопроизводства  7

Список литературы   11

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Современное делопроизводство (канцелярия) должно справляться с огромным потоком документов.

Без автоматизации канцелярии и служб делопроизводства поток информации способен свести «на нет» все усилия других служб по принятию быстрых решений.

За время жизненного цикла (ЖЦ) документ проходит различные стадии и попадает к его исполнителям в различных качествах.

На этапе создания документа он не имеет юридической силы и является проектом документа.

После того как документ создан – согласован, подписан, утвержден, после того как поставлены печати и штампы, проект становится собственно документом и имеет с этого момента и до конца ЖЦ юридическую силу, может использоваться для доказательства в суде и т.п.

Речь идет именно о бумажном документе. Потому как сегодня, в национальной правовой системе процедура экспертизы подлинности, доказательства в суде, система регистрации подписей (подписи физического лица на паспорте) и печатей применима пока только к документам на бумажных носителях.

Возможность применения такой процедуры и отличает документ от простого текста на бумаге или любом другом носителе.

В документоведении документ рассматривается как результат закрепления фактов, событий. Документы, зафиксировав информацию, тем самым обеспечивают её сохранение и накопление, возможность передачи  другому лицу, многократное использование, повторное и неоднократное  возвращение к ней во времени.

 

 

 

Цель и задачи практики

 

Основной целью прохождения практики является закрепление и углубление знаний, приобретение практических навыков работы.  Практические навыки играют определенную роль в профессионально  деятельности  любого специалиста.   Во время практики студент должен:

- приобрести навыки практической реализации теоретических знаний при решении задач документирования в управленческой и экономической деятельности;

- изучить по месту практики организационную структуру базового предприятия, структуру своего подразделения, организацию рабочего места;

- изучить особенности и специфику процесса производства, установление внешних и внутренних взаимосвязей, организацию документооборота;

- изучить используемые информационные технологии и вычислительную технику в организации процесса документооборота.

- научиться оформлять документы в соответствии с требованиями ГОСТ;

- изучить методы и приобрести навыки работы с управленческой и технической документацией.    

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Характеристика предприятия

 

Производственная практика проходила  на предприятии ООО "Магнолия".

Компания "Магнолия" является 1C: франчайзи фирмы "1С". Фирма работает на рынке автоматизации управления и учета с 2003 года.

Цель компании "Магнолия" – предоставление полного спектра услуг по автоматизации управления и учета на предприятиях:

1. Помощь в выборе программных средств;

2. Продажа программных продуктов;

3. Доставка и установка;

4. Настройка;

5. Внедрение;

6. Послепродажное обслуживание;

7. Консультации и обучение пользователей;

8. Информационно-технологическое сопровождение.

Общество является юридическим лицом, имеет в собственности обособленное имущество, учитываемое на самостоятельном балансе, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные права, быть истцом и ответчиком в суде, вправе в установленном порядке открывать банковские счета на территории России и за ее пределами.

«Магнолия» имеет круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место нахождения, имеет штампы и бланки со своим фирменным наименованием, собственную эмблему и другие средства индивидуализации.     

Общество создано в целях насыщения потребительского рынка услугами, а также извлечения прибыли в интересах участников.

Стратегия ООО «Магнолия» состоит в сохранении и расширении своих позиций на рынке предоставление полного спектра услуг по автоматизации управления и учета за счет использования эффективных методов управления организацией и торговых технологий обеспечивающих получение максимальной прибыли.

Продуманное и спланированное управление предприятием по­зволяет в значительной степени повысить его конкурентоспособ­ность, снизить себестоимость продукции, сократить количество возможных рисков производства.  

Поскольку ООО «Магнолия» - ма­лое предприятие с небольшим объемом работ, оно использует линейно-функциональную организационную структуру (рис. 1). Численность управленческого персонала составляет пять человек.

 

Директор предприятия

Маркетилог

Секретарь

Менеджер по логистике

Главный бухгалтер

Производитель работ

Рабочие

Бригадир

Рис. 1. Структура управлением ООО «Магнолия»

 

При этом маркетинговые, договорные и экономические функции ложатся на директора предприятия, функции управления и подготовки производства полностью переходят к производителю работ, за исключением функций сектора логистики.

 

 

 

Организация делопроизводства

 

Общее руководство вопросами документационного обеспечения, возлагается на  секретаря. Непосредственная организация этой работы возлагается на специализированное структурное подразделение- отдел кадров. В свою очередь руководство отдела кадров осуществляет – начальник отдела кадров. Организация работы с документами ООО «Магнолия» предполагает:

1) обеспечение условий для создания, накопления, обработки, хранения и использования документированной информации;

2)обеспечение документированной информацией ее потребителей (как внутри, так и за пределами фирмы) в соответствии с их потребителями;

3) обеспечение соблюдения установленной на фирме технологии обращения с документированной информацией на всех ее этапах:

-документооборота;

- создания и эксплуатации информационно-поисковых систем по документам;

-подготовки документов, надобность в которых миновала, к передаче на архивное хранение.

Движение документов с момента их получения (создания) и до момента завершения их исполнения образует документооборот фирмы.  Документооборот предполагает взаимосвязанное и взаимосогласованное движение документированной информации по трем основным каналам: для входящих, исходящих и  внутренних документов. Порядок работы с входящими документами:

< >прием корреспонденции, проверка целостности упаковки и вложений, правильность адресации, вскрытие конверта, систематизация документов, заполнение регистрационных карточек, простановка штампов, распределение документов на подлежащие передаче директору или секретарю для рассмотрения и  вынесения резолюции и на подлежащие передаче на исполнение в структурные подразделения фирмы.получение распоряжения на подготовку документа, изучение материалов в освещаемом документе, составление проекта (чернового и уточненного) документа (набор текста и печать),согласование проекта документа,представление документа на подпись, передача на регистрацию, передача документа должностным лицам фирмы для руководства в повседневной работе, помещение   дело.Список литературы

 

< >Демин Ю.  Делопроизводство. Подготовка служебных документов: - Питер, 2009 г., 256 стр.Еремина Н. Л. Эффективный секретарь. Делопроизводство, организация работы, деловое общение:-  Сибирское университетское издательство, 2009 г., 192 стр.Клоков И. В., Пташинский В. С. Эффективное делопроизводство (+ CD-ROM): - Питер, 2008 г., 224 стр.Кузнецов И. Н. Делопроизводство: - Дашков и Ко, 2011 г., 460 стр.Куняев Н. Н., Демушкин А. С., Фабричнов А. Г. Конфиденциальное делопроизводство и защищенный электронный документооборот: - Логос, 2011 г., 452 стр.Ленкевич Л. А. Делопроизводство: - Академия, 2009 г., 254 стр.Леонов В. Кадровое делопроизводство на компьютере: - Эксмо, 2011 г., 368 стр. Меркулова Е. В. Практическое делопроизводство. Составление и оформление документов. Пособие для секретаря и кадровика: - Омега-Л, 2011 г., 192 стр.Сокова А.Н. Рекомендации по использованию национального стандарта ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» в российском делопроизводстве // Делопроизводство, 2008, № 2, с. 14-20.Стрельцова Л. А. Делопроизводство // Секретарь-референт. - №6. 2008Трусов А. Бухгалтерский, налоговый учет и делопроизводство на Excel для малого бизнеса (+ CD-ROM): - Питер, 2008 г., 224 стр.Чернов В. Н. Системы электронного документооборота: - РАГС, 2009 г., 84 стр.