ОГЛАВЛЕНИЕ

 

• Типовые функции помощника руководителя. 3
• Непосредственные обязанности в процессе прохождения практики. 4
• Вывод 7

 

Типовые функции помощника руководителя

 

Практика проходила на базе ДОУ ЦРР г. Москвы №2030 в качестве помощника руководителя. В обязанности помощника руководителя ДОУ входит:

• учет, регистрация, рассмотрение и подготовка поступающей корреспонденции для доклада руководству;
• оформление (в том числе печатание) и рассылка распределительных документов, писем, телеграмм, телефонограмм, факсов, и т.п.;
• подготовка по указанию руководителя и согласование со структурными подразделениями проектов отдельных приказов, справок, писем и других документов;
• оформление протоколов рассылок выписок из них;
• анализ справок и докладов структурных подразделений с заключениями и предложениями по ним;
• подготовка материалов к совещаниям, конференциям и семинарам;
• прием и регистрация заявлений, предложений и жалоб от сотрудников и родителей;
• организация приемов посетителей;
• прием, регистрация, хранение, учет и рассылка поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции, подготовка дел к сдаче на государственное хранение и во внутренний архив ДОУ.

Кроме работы с документами в обязанности секретаря включаются функции по бездокументарному обслуживанию. В частности:

• техническое обеспечение работы руководителя;
• подготовка и организация материально-технического обеспечения совещаний;
• организация приема работников и посетителей;
• телефонное обслуживание;
• организация презентаций и специальных приемов гостей;
• стенографирование;
• обработка почты;
• машинописные работы;
• сбор деловой информации и ее реферирование по заданию директора;
• сбор материалов для докладов и речей руководителя;
• ведение табеля учета рабочего времени и т.д.

Перечисленные служебные обязанности могут быть ограничены и дополнены другими. Но и приведенный перечень дает представление о специфике работы помощника руководителя, в связи с чем, уместно рассмотреть главные аспекты профессиональной деятельности и культуры труда секретаря.

Непосредственные обязанности в процессе прохождения практики

 

Структура управления данным предприятием выглядит следующим образом:

 

Воспитатели

Старший воспитатель (методист, заместитель заведующей)

Руководитель ДОУ Заведующий ДОУ

Старшая медсестра

Заведующий хозяйством

Музыкальный руководитель

Инструктор по ФИЗО

Логопед, психолог

Обслуживающий персонал

Дети и их родители

Помощник руководителя ДОУ осуществляет функции связи между всеми структурными компонентами.

В период прохождения практики под руководством специалиста выполняла следующую работу:

• информационно-справочное обслуживание по документам ДОУ;
• методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства;
• работа с архивом;
• документирование деятельности совещательных органов предприятия;
• оперативно-организационное обслуживание руководства;
• ведение и оформление кадровой документации и учета.

Поскольку в ДОУ функции службы делопроизводства возложены на помощника руководителя, у меня была возможность подробно изучить особенности ведения как текущего делопроизводства, так и процесса подготовки документов для сдачи в архив.

Принимала участие в таких этапах работы с документами, как регистрация исходящих документов, сортировка, набор текста документа на компьютере, копирование документов, подготовка дел к передаче на хранение (составление внутренних описей и листов-заверителей, нумерация листов, оформление обложек дел).

Регистрация исходящих документов, таких как, приказы и распоряжения руководства по основной деятельности, приказы о размерах оплаты за посещение детского сада, распоряжения начальника ДОУ по основной деятельности, приказы по составу групп и другие, заключалась в занесении сведений (номер, дата, адресат, исполнитель, краткое содержание) о данных документах в Журналы регистрации.

Подготовка дел к хранению заключалась в оформлении личных дел воспитанников.

Что касается документного и бездокументного обслуживания руководителя, то помощник ответственен за сбор информации, подготовку проектов документов (приказов и распоряжений) по заданию начальника, обслуживает совещания, по необходимости документирует их деятельность.

Бездокументное обслуживание включает в себя также телефонное обслуживание, связи с общественностью. Помощник руководителя должен:

• осуществлять подготовку необходимых документов, обеспечивать финансово-хозяйственную деятельность ДОУ;
• обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации;
• контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия;
• осуществлять контроль исполнения документов и поручений руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их исполнение;
• осуществлять организацию подготовки, принятия решения и доведения их до непосредственных исполнителей. Проводить анализ справок и докладов, предоставляемых руководству, давать по ним компетентные заключения;
• осуществлять оперативную связь со сторонними организациями (как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности ДОУ (телефон, факс и т. п.);
• вести прием посетителей;
• выполнять работу по документационному обеспечению кадровой деятельности предприятия:

- оформление приказов по личному составу;

- оформление личных карточек формы Т-2 или личных дел;

- оформление трудовых книжек;

- оформление и ведение трудовых контрактов (договоров);

- оформление командировочных документов;

- оформление листов нетрудоспособности;

- ведение табеля учета рабочего времени;

- выдача справок о трудовом стаже и зарплате.

• обеспечивать выполнение машинописных и копировально-множительных работ;
• использовать ПЭВМ как средство автоматизации документационного обеспечения предприятия;
• проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или на уничтожение;
• выполнять отдельные поручения руководства по профилю финансово-хозяйственной деятельности ДОУ.

Вывод:

 

Чтобы стать директору незаменимым помощником, необходимо обладать такими личностными качествами, как готовность к работе, исполнительность, аккуратность, ответственность, деликатность, скромность, умеренная инициативность, умение запоминать и делать выводы.

Невозможно занимать эту должность, не обладая навыками машинописи (200 уд./мин), делопроизводства, стенографии, хорошего знания ПК. Все эти умения приобретают самостоятельно по книгам и самоучителям (их существует великое множество), в процессе предыдущей работы или на курсах. Из профессиональных навыков также необходимы умение вести переговоры, грамотность и хорошее владение устной и письменной речью, потому что помощнику руководителя ДОУ приходится фиксировать приказы, вести деловую переписку и т. п.

Очень большую роль играет психологическая совместимость, сходство характеров, а также умение держаться в тени. В эту профессию идут те, кого вполне устраивает положение помощника, правой руки.

Однако хороший начальник и толковый опытный помощник функционируют как один отлаженный механизм. Тому есть немало примеров, особенно это касается секретарей ученых или писателей. Многие известные люди начинали с секретарской должности.

Устраиваясь на работу, необходимо подробно обсудить свои обязанности, а еще лучше - попросить должностную инструкцию. К основным функциям относят:

• осуществление работы по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя ДОУ;
• ведение делопроизводства;
• связи с общественностью;
• организация приема посетителей.

Помощник руководителя должен в процессе своей деятельности:

• осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя ДОУ;
• принимать поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передавать ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов;
• вести делопроизводство, выполнять различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений;
• принимать документы и личные заявления на подпись руководителя ДОУ;
• готовить документы и материалы, необходимые для работы руководителя;
• следить за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверять правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивать качественное их редактирование;
• организовывать проведение телефонных переговоров руководителя, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения ее содержание, передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т. п.), а также телефонограммы, своевременно доводить до его сведения информацию, полученную по каналам связи;
• по поручению руководителя составлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем;
• выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня), вести и оформлять протоколы совещаний;
• осуществлять контроль за исполнением работниками ДОУ изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль;
• вести контрольно-регистрационную картотеку;
• обеспечивать рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие его эффективной работе;
• печатать по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводить текущую информацию в банк данных;
• организовывать прием родителей воспитанников, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;
• формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдачу в архив;
• копировать документы на персональном ксероксе.